Kokart Coaching | Adatkezelési tájékoztató

A tájékoztató teljes szövege letölthető PDF formátumban is:

1. Az adatkezelő adatai

A jelen tájékoztató a KOKART Bt. adatkezelési gyakorlatát ismerteti. Az Adatkezelő adatai:

Cégnév: KOKART Gazdasági és Mérnöki Szolgáltató Betéti Társaság (KOKART Bt.)
Székhely: 2094 Nagykovácsi, Pitypang u. 10.
Cégjegyzékszám: 13-06-023475
Adószám: 28384106-2-13
Képviselő: Koskovics Éva ügyvezető
E-mail: koskovics.eva@kokart.hu
Telefon: +36 30 950 7238

Az Adatkezelő tevékenységei: üzletviteli és gazdasági tanácsadás; coaching, team és vezetői coaching, tréning, szervezetfejlesztés; műszaki tanácsadás, mérnöki tevékenység, műszaki ellenőri szolgáltatás; projekt menedzsment.

Adatvédelmi tisztviselő: az Adatkezelő a GDPR 37. cikke alapján nem köteles adatvédelmi tisztviselő kinevezésére, és ilyet nem is nevezett ki. Adatvédelmi kérdésekben a fenti elérhetőségeken lehet az Adatkezelőhöz fordulni.

2. A tájékoztató hatálya

A tájékoztató kiterjed az Adatkezelő valamennyi, természetes személyek személyes adataira irányuló adatkezelésére, ideértve az alábbi honlapok üzemeltetését is:

a mérnöki szolgáltatásokat bemutató honlap,
a szervezetfejlesztést, coachingot és tréninget bemutató honlap.

Az adatkezelés jogi kereteit elsősorban az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (általános adatvédelmi rendelet, a továbbiakban: GDPR), valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) adja.

3. Az adatkezelések célja, jogalapja és időtartama

Az Adatkezelő az alábbi célokból kezel személyes adatokat:

Kapcsolatfelvétel, ajánlatkérés

Kezelt adatok: Név, e-mail cím, telefonszám, valamint minden olyan adat, amelyet az érintett a megkeresésében önként megad.
Az adatkezelés célja: A megkeresés megválaszolása, ajánlatadás, kapcsolattartás.
Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont – a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtétele. Ha a megkeresés nem irányul szerződéskötésre: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont – az érintett hozzájárulása.
Megőrzési idő: A megkeresés lezárását követő 2 év, hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulás visszavonásáig. Ha szerződés jön létre, az adatok a szerződéses adatkezelés részévé válnak.

Szerződéses ügyfelek adatai

Kezelt adatok: Név, lakcím vagy székhely, számlázási adatok, e-mail cím, telefonszám, a megbízás teljesítéséhez szükséges egyéb adatok (pl. az ingatlan adatai, a megbízás tárgyát képező információk).
Az adatkezelés célja: A megbízási szerződés teljesítése, a munka dokumentálása és nyomon követése, kapcsolattartás, garanciális kötelezettségek teljesítése.
Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont – szerződés teljesítése.
Megőrzési idő: A szerződés megszűnésétől számított 5 év (a Ptk. 6:22. § szerinti általános elévülési idő). Építési, műszaki ellenőri megbízás esetén a jótállási és szavatossági igények elévüléséig, de legfeljebb a teljesítéstől számított 10 év.

Számlázás, számviteli bizonylatok

Kezelt adatok: Név, cím, adószám (ha van), a számla kötelező tartalmi elemei.
Az adatkezelés célja: Jogszabályban előírt számlakiállítási és bizonylat-megőrzési kötelezettség teljesítése.
Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont – az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése [a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. § (2) bekezdése, az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény].
Megőrzési idő: A számviteli bizonylat kiállításától számított 8 év. Ez az adatkezelés az érintett hozzájárulásától független, és törlési kérelemmel nem szüntethető meg.

Coaching, tréning és szervezetfejlesztési folyamatok

Kezelt adatok: A folyamat során az érintett által önként megosztott információk, a coaching üléseken készített feljegyzések. Ezek természetüknél fogva tartalmazhatnak a GDPR 9. cikke szerinti különleges adatot is (például az érintett egészségi állapotára, lelki állapotára, világnézetére vagy magánéletére vonatkozó információt).
Az adatkezelés célja: A coaching, tréning vagy szervezetfejlesztési szolgáltatás nyújtása, a folyamat szakszerű felépítése és nyomon követése.
Jogalap: A szolgáltatás nyújtására: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont – szerződés teljesítése. Különleges adat kezelésére: GDPR 9. cikk (2) bekezdés a) pont – az érintett kifejezett hozzájárulása, amelyet az érintett bármikor, indokolás nélkül visszavonhat.
Megőrzési idő: A folyamat lezárását követő 2 év, illetve a hozzájárulás visszavonásáig. A feljegyzéseket az Adatkezelő ezt követően megsemmisíti.

Partnerek, alvállalkozók kapcsolattartói adatai

Kezelt adatok: Kapcsolattartó neve, beosztása, e-mail címe, telefonszáma.
Az adatkezelés célja: A közös munka és a szerződés teljesítése, kapcsolattartás, műszaki garanciák érvényesítése.
Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont – szerződés teljesítése; a partner nevében eljáró kapcsolattartó esetében GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont – az Adatkezelő és a partner jogos érdeke a szerződés zavartalan teljesítéséhez.
Megőrzési idő: A szerződés megszűnésétől számított 5 év.

A honlapok látogatása

Kezelt adatok: A tárhelyszolgáltató rendszere a honlapok működtetése során szervernaplót vezet, amely tartalmazza a látogató IP-címét, a látogatás időpontját, a megtekintett oldal címét, valamint a böngésző és az operációs rendszer típusát.
Az adatkezelés célja: A honlapok biztonságos és rendeltetésszerű üzemeltetése, informatikai támadások megelőzése és felderítése.
Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont – az Adatkezelő jogos érdeke a honlapok biztonságos üzemeltetéséhez.
Megőrzési idő: A szervernaplókat a tárhelyszolgáltató legfeljebb 30 napig őrzi meg.

4. A honlapok működése, sütik (cookie-k)

Az Adatkezelő honlapjai statikus, tájékoztató jellegű oldalak. Az Adatkezelő a honlapokon nem helyez el sütit, nem használ webanalitikai vagy hirdetési szolgáltatást, és nem működtet kapcsolatfelvételi űrlapot – a kapcsolatfelvétel telefonon és e-mailben történik. A honlapok látogatásához regisztráció nem szükséges.

Külső szolgáltatások: a honlapok megjelenítéséhez szükséges minden elem – a betűtípusokat is beleértve – az Adatkezelő saját tárhelyéről töltődik be. A honlapok megnyitása semmilyen adatot nem továbbít külső szolgáltató felé, és nem tölt be külső tartalmat.

Közösségi média: a honlapokon található Facebook-hivatkozás egyszerű link, amely nem továbbít adatot a Meta felé addig, amíg a látogató rá nem kattint. Az Adatkezelő Facebook-oldalán történő adatkezelésre a Meta Platforms Ireland Limited adatkezelési szabályzata is irányadó.

5. Adatfeldolgozók, adattovábbítás

Az Adatkezelő a személyes adatokat harmadik félnek nem adja el, nem teszi közzé, és a jelen tájékoztatóban megjelölt céloktól eltérő célra nem használja fel. Az adatkezeléshez az alábbi adatfeldolgozókat veszi igénybe:

Tárhelyszolgáltató: AB Plusz Bt. (2049 Diósd, IV. Béla király utca 48., cégjegyzékszám: 01-06-757647, adószám: 21586091-2-13, e-mail: abplusz@abplusz.hu) – a honlapok tárhelyének biztosítása, szervernaplók kezelése.
Könyvelési és adótanácsadási szolgáltató: a mindenkori megbízott könyvelő – a számviteli bizonylatok feldolgozása. Az Adatkezelő az adatfeldolgozóval a GDPR 28. cikke szerinti szerződést köt.
Elektronikus levelezési és irodai szolgáltató: az e-mailes kapcsolattartás technikai hátterének biztosítása.

Az adatfeldolgozók mindenkori, naprakész listájáról az Adatkezelő az érintett kérésére tájékoztatást ad. Az Adatkezelő személyes adatot hatóság részére csak jogszabályi kötelezettség alapján továbbít.

6. Az adatokhoz hozzáférők köre, adatbiztonság

A személyes adatokat kizárólag az Adatkezelő ügyvezetői, a megbízást teljesítő munkatársak és a fentiekben megjelölt adatfeldolgozók ismerhetik meg, kizárólag a feladatuk ellátásához szükséges mértékben.

Az Adatkezelő az adatok védelme érdekében az alábbi intézkedéseket alkalmazza:

az elektronikus adatokat jelszóval védett eszközökön tárolja, rendszeres biztonsági mentéssel;
a papíralapú dokumentumokat elzárva, illetéktelenek számára hozzáférhetetlen módon őrzi;
a honlapok titkosított (HTTPS) kapcsolaton keresztül érhetők el;
az eszközökön naprakész vírusvédelmet és operációs rendszert tart fenn;
a megőrzési idő lejártakor az adatokat helyreállíthatatlanul törli, illetve megsemmisíti.

Adatvédelmi incidens esetén az Adatkezelő a GDPR 33–34. cikke szerint jár el: az incidenst indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb 72 órán belül bejelenti a felügyeleti hatóságnak, és amennyiben az incidens az érintettek jogaira nézve magas kockázattal jár, őket is tájékoztatja.

7. Az érintett jogai

Az érintettet az adatkezeléssel összefüggésben az alábbi jogok illetik meg:

Hozzáféréshez való jog (GDPR 15. cikk): tájékoztatást kérhet arról, hogy az Adatkezelő milyen adatait, milyen célból, mennyi ideig kezeli, és kinek továbbítja; másolatot kérhet a kezelt adatokról.
Helyesbítéshez való jog (16. cikk): kérheti a pontatlan adatok javítását, a hiányos adatok kiegészítését.
Törléshez való jog (17. cikk, „elfeledtetéshez való jog”): kérheti adatai törlését, ha az adatkezelés célja megszűnt, a hozzájárulását visszavonta, vagy az adatkezelés jogellenes. A törlés nem kérhető, ha az adatkezelést jogszabály írja elő (például a számviteli bizonylatok esetében).
Az adatkezelés korlátozásához való jog (18. cikk).
Adathordozhatósághoz való jog (20. cikk): a hozzájáruláson vagy szerződésen alapuló, automatizáltan kezelt adatait tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban kérheti, illetve kérheti azok továbbítását másik adatkezelőnek.
Tiltakozáshoz való jog (21. cikk): tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen.
A hozzájárulás visszavonásához való jog (7. cikk (3) bekezdés): a hozzájárulás bármikor, indokolás nélkül, ingyenesen visszavonható. A visszavonás nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.

Kérelmét az érintett a koskovics.eva@kokart.hu e-mail címre vagy az Adatkezelő székhelyére postai úton küldheti meg. Az Adatkezelő a kérelmet indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb egy hónapon belül teljesíti és erről tájékoztatást ad. Ez a határidő – a kérelem összetettségére tekintettel – további két hónappal meghosszabbítható, amelyről az Adatkezelő a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül értesíti az érintettet. A tájékoztatás ingyenes.

8. Jogorvoslati lehetőségek

Ha az érintett úgy ítéli meg, hogy az Adatkezelő megsértette a személyes adatok védelméhez fűződő jogát, célszerű panaszát először közvetlenül az Adatkezelőnek jeleznie. Ezen felül az alábbi jogorvoslati lehetőségek állnak rendelkezésére:

Panasz a felügyeleti hatóságnál:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf.: 9.
Telefon: +36 (1) 391-1400
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Honlap: naih.hu

Bírósági jogérvényesítés: az érintett a jogainak megsértése esetén bírósághoz is fordulhat. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik, és az érintett választása szerint a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható. A bíróság az ügyben soron kívül jár el.

9. Automatizált döntéshozatal, profilalkotás

Az Adatkezelő a személyes adatok alapján nem végez automatizált döntéshozatalt és profilalkotást, továbbá az adatokat nem használja fel közvetlen üzletszerzési célra. Az Adatkezelő jelenleg hírlevelet nem működtet.

Az adatszolgáltatás elmaradásának következményei: a személyes adatok megadása nem kötelező, azonban a szerződéses szolgáltatásokhoz szükséges adatok hiányában az Adatkezelő a megbízást nem tudja teljesíteni, illetve a számlát nem tudja kiállítani.

10. A tájékoztató módosítása

Az Adatkezelő fenntartja a jogot, hogy a jelen tájékoztatót egyoldalúan módosítsa, különösen a jogszabályi környezet vagy a tevékenysége változása esetén. A mindenkor hatályos tájékoztató az Adatkezelő honlapjain érhető el. Lényeges változás esetén az Adatkezelő a folyamatban lévő megbízások érintettjeit közvetlenül is értesíti.

Jelen tájékoztató a korábbi, 2018. május 25. (GDPR.kokart01/2018) keltezésű adatkezelési tájékoztató helyébe lép.